Estos Proyectos Fracasan antes de Iniciar

1.- Failure

Primeramente quiero iniciar este articulo por afirmar que SI existen las “mejores prácticas” en la industria de la construcción, existen manuales, casos de estudio y profesionales muy capaces para guiar un proyecto de construcción a su terminación exitosa. Así como hay un lado “oscuro” porque también existen las “malas prácticas” y personas que no utilizan o que omiten guiar de manera adecuada su proyecto hacia una terminación destinada al fracaso.

 

 

Las diferencias NO son muy apartadas y muchas veces son imperceptibles, uno puede pensar que el equipo de trabajo está realizando las cosas correctas cuando en realidad no tienen idea de lo que están haciendo o bien lo hacen a su manera que no es la mejor eventualmente.

Como darse cuenta y en qué momento se debe tomar la decisión de integrar un equipo con el conocimiento, expertise y experiencia para llevar a cabo el proyecto? Aquí las 3 recomendaciones:

 

1.- Cuando Contratar: El proyecto en su etapa de planeación es la etapa más importante, no es ningún secreto: como se planea se ejecuta y si la planeación es pobre la ejecución será peor. Contrata a las personas capacitadas lo más temprano posible. Este error que cuesta “centavos”, realmente puede costar “millones” al omitirlo.

 

2.- Quien Contratar: Existen muchos pero muchísimos profesionales y empresas que te pueden llevar al camino incorrecto, experiencia es importante pero más importante es el equipo y la plataforma detrás de esa experiencia. Contrata empresas o profesionales que tengan un sistema para operar, tengan estándares y apoyo a su alrededor.

3.- Que no Falte, que Sobre ¡: Los profesionales rara vez van a decir que “no pueden con la carga de trabajo” , rara vez dicen que ocupan apoyo, y cuando lo hacen ya es muy tarde, se debe reconocer desde muy temprano el apoyo que se requiere para llevar a cabo un proyecto  e integrar al equipo con anticipación. SI Existen los Supermanes (personas que pueden con todo) pero se ven vencidos rápidamente por su arrogancia.

www.pizaconsulting.com ; dp@pizaconsulting.com

Damián Pizá, basado en MEXICO, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Construcción (CMAA), estudió su maestría en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción (CMAA)

Fundador de PIZA Consulting, empresa especializada en Gerencia de Proyectos de Construcción, PMO (Oficina de Proyectos de Construcción), BIM (Building Information Modeling) y Adquisición de Recursos Humanos de la Construcción.

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La “Ventana” de Tiempo

Mientras que la teoría del Aguacate trata de la determinación para obtener lo que uno quiere https://tinyurl.com/y83xfck5 . La teoría de “la ventana de tiempo” trata de otra virtud que un Gerente de Proyectos debe tener desarrollada, y es la virtud de informar en el tiempo adecuado (ni tarde, ni temprano).

Cuantas veces un profesional nos informa sobre un problema pero no nos da la solución? Ahí es cuando informamos muy temprano, pero si el profesional busca la solución para después informar, es posible que se haya tardado demasiado y el problema llega por otro lado. En esta ocasión se ha informado tarde. Entonces cuando es el tiempo correcto?

El momento correcto lo categorizo en 2.

               1.- Si la situación es irreversible, se informa de inmediato

               2.- Si la situación es reversible, se informa con soluciones en la mano

Cuando la situación es irreversible, fué porque hubo un incidente en el proyecto o un accidente o alguna situación relacionada con la ética o moral. En esta ocasión se informa cuanto antes y se busca la solución posteriormente.

Sin embargo, cuando una situación puede revertirse es mejor buscar una posible solución o una seria de soluciones para poner en la mesa. No es conveniente informar de inmediato, ya que puede entrar en un “pánico” innecesario los participantes del proyecto, incluso me ha tocado que informan tan rápido que lo que aparenta ser un problema realmente no lo es, siendo el único problema real el informar con rapidez. (trigger happy, o bien personas que tienen la mano en el gatillo)

Mantener la comunicación es muy importante, pero igual de importante es comunicar en el tiempo adecuado.

La teoría de la “ventana de tiempo” la venimos desarrollando desde niños, desde que pedíamos dinero a nuestros papas, o de adolescentes cuando queríamos salir con los amigos, sabíamos que había un tiempo adecuado para pedir lo que deseábamos. Hoy en día aplica igual. Hay un tiempo para todo, es decir, una ventana de tiempo

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Damián Pizá, basado en MEXICO, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Construcción (CMAA), estudió su maestría en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción (CMAA)

Fundador de PIZA Consulting, empresa especializada en Gerencia de Proyectos de Construcción, PMO (Oficina de Proyectos de Construcción), BIM (Building Information Modeling) y Adquisición de Recursos Humanos de la Construcción.

La Teoría del Aguacate

 

Quien haya trabajado conmigo o haya estado en una de mis conferencias sabe lo que es la teoría del aguacate, parte esencial de ser un Gerente de Proyecto, no te lo enseñan en la escuela y raramente los Gerentes son capacitados por sus propios mentores. Así que decidí escribir sobre esta teoría el día de hoy.aguacate

La teoría del aguacate es algo que un gerente de proyecto debe ir desarrollando, es como desarrollar  el instinto de la “ventana de tiempo” o bien desarrollar su “liderazgo” durante su carrera. La teoría del aguacate consiste en una prueba de virtudes que un Gerente debe tener.

Supongamos que cada Martes (de Mercado, por supuesto) vas al Súper, y cada Martes de cada semana siempre compras aguacate, pero resulta que un Martes cualquiera NO hay aguacates, los buscas y le das la vuelta al área de frutas y verduras y no están. En ese momento puedes decidir darte la vuelta e irte o bien preguntar. Al preguntarle a la persona que acomoda la fruta te dice “si no están los aguacates en el estante, no hay”. Con esta respuesta de nuevo tienes una opción de darte la vuelta o seguir insistiendo a una respuesta hasta que te parezca válida y satisfactoria  que para otros puede ser “penoso”. Así que buscas al gerente del área y le preguntas “que sucedió con los aguacates el día de hoy, porque no hay?” donde su respuesta es “Van a llegar al rato, en un par de horas” pero no te dice a que hora ni le ves un nivel de certidumbre satisfactorio, en este momento tienes de nuevo la opción de rendirte y darte la vuelta o bien ir al almacén y preguntarle al encargado del inventario “senior, cuando llegan los aguacates” donde el mismo te dice “llegaron hace 1 hora pero no los hemos colocado en su estante” y  te da el único aguacate que degustas todos los Martes.

La teoría del aguacate es una prueba de virtudes como el carácter, madurez, amabilidad, temple, lectura, instinto, seguridad pero más que nada Determinación. Así como es el Aguacate hoy, puede ser un RFI, un Submittal, una Change Order, el día de mañana.

El tiempo para desarrollar estas virtudes depende de que tanto crees y aplicas la teoría del Aguacate.

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Damián Pizá, basado en MEXICO, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Construcción (CMAA), estudió su maestría en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción (CMAA)

Fundador de PIZA Consulting, empresa especializada en consultoría; Administración de Proyectos de Construcción y aplicación de Tecnología Emergente

Gerencia de Proyectos | PMO (Oficina de Proyectos) | Re-alineamiento de Proyectos | Capacitación | BIM

La Ruta de la Tecnología en Construcción

(English translation below)

Comenzamos a aplicar la tecnología como parte de nuestro servicio de Gerencia de Construcción hace 6 años, hemos invertido más de 2MDP en invesfritas 01tigación, capacitación, conferencias, pruebas de software y hardware (para una pequeña empresa es bastante). Ahora somos probablemente la única firma de Administración de la Construcción en México que aplica BIM junto con otras 10 APPS como parte de nuestro servicio estándar. No sólo nos gusta la tecnología, sino que la apreciamos y buscamos las mejores aplicaciones, actualizaciones y softwares constantemente.

¿A dónde nos ha llevado esto? En 2009 empezamos como una empresa desconocida, sin clientes, sin asociaciones, ni siquiera una lista de prospectos. Sólo teníamos una visión, ambición y amplio conocimiento de lo que hacemos. Ahora tenemos el honor de representar a compañías de todo el mundo como LEGO, JLL, PRODENSA para sus proyectos de clientes globales y alto perfil donde hemos ahorrado costos y hemos evitado riesgos usando nuestra Plataforma Tecnológica y nuestros fundamentos Gerenciales.

Usar la tecnología suena fácil, pero en realidad es muy difícil para una empresa cambiar sus costumbres o cultura. Cambiar la forma en que las cosas han funcionado durante décadas podría ser un reto, algunas empresas comienzan a cambiar sólo para recaer en las viejas maneras por no saber como implementarlo. Se necesita tiempo para cambiar, se necesita invertir dinero y conocimientos para hacerlo.

También se trata de investigar y aprovechar mejor la tecnología, la mayoría de las aplicaciones y software no hacen lo que necesitamos, se requiere vincular otras aplicaciones para obtener el resultado de eficiencia y efectividad que buscamos (interoperabilidad). Las personas que hacen las aplicaciones no tienen conocimientos técnicos en Construcción o en Gerencia de la Construcción, por lo que diseñan sus aplicaciones lo mejor que pueden.

Algunos corporativos siguen utilizando sus softwares “in-house” y todavía tienen sus computadoras “cerradas” al mundo exterior, imposibilita seguirle el paso a la tecnología. Empresas comerciales de TI funcionan a un ritmo mucho más rápido, que cualquier otro departamento de TI dentro de una empresa.

A lo largo de los años, he investigado más de 100 aplicaciones y softwares; no todas las aplicaciones están a la altura en este momento, siempre busco valor en ellos entre practicidad, costo y amigabilidad, créanme hay muchas aplicaciones no muy amigables. La eficiencia debe ser lo primordial.

Technology Hurdles in Construction Management.

We started applying technology as part of our construction management service 6 years ago, we have invested more than 100K in research, training, conferences, trying out software and hardware (for a small company that’s a lot). Now we are probably the only Construction Management firm in Mexico applying BIM along with 10 other APPS as part of our standard Construction Management service. We not only love technology but we embrace it and we are looking for the best apps and software month after month.

Where has this taken us? In 2009 we started as an unknown company, no clients, no partnerships, not even a list of prospects. We only had a vision, ambition and very good knowledge at what we do. Now we have the honor of representing world wide companies such as LEGO, JLL, PRODENSA for their highest profile projects where we have saved cost and avoided risk using our Construction Management Platform along with our Technology Platform.

Using technology sounds easy, but in reality is very difficult for a company to change its ways or its culture. Changing the way things have worked for decades could be challenging, some companies start to change just to come back again to the old ways because they lacked the “how to”. You do need time to change, you need money invested and you need knowledge to do it.

Its also about researching and how to best leverage technology, the majority of the apps and software´s don’t really do what you need them to do, you have to interoperate other apps to get the result of effectiveness and efficiency you look for. People who make the apps are not technical savvy in Construction or in Construction Management, so they design their apps as well as they can, some apps are not very good at what we need, embrace interoperation.

Some companies still use their “in-house” capability and still have their “secure” systems that unable them to keep with technology. Commercial IT companies run at a much faster pace, than any other IT department within a company.

Ive researched more than 100 apps and software´s, not all the apps are up to standard right now, I always look for value in them, if its too expensive, if its too demanding and not practical, or if its still not better than the “old ways” I simply don’t use it, efficiency should be the driver.

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Based in Mexico, Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service as well as BIM for Management Purposes.

The art of Forecasting

 

(traducción en español debajo)

One of the most common mistakes made in construction projects is to rely on an “accounting control” as your cost control index. Accounting control is the subtraction of income – expenses and even when it seems to make sense, it really doesn’t.

living organismIn a construction projects, there are so many variables that we can not base the cost control by only focusing on incomes and expenses. There are change orders, extraordinary costs, un-foreseen and scope changes. All this affects the project’s cost in such a way that an accounting “control” is insufficient to predict how the project will finish.

Accounting control is a “square” control that you will never know how your work is going, it is even dangerous to use as an indicator of your project status.

A “cost control”, however, will forecast. There is a very good practice in construction known as “ACR” (Anticipated Cost Report), which tracks your project and forecasts its result in short and long term. It begins with making a good schedule, having the most accurate progress reports as possible, and also recording changes and while keeping an eye on contingencies, in summary, it is the result of many other processes and procedures.

The risks of not using a proper cost control could be disastrous, it’s just like walking down a street in Mexico City, because you actually do not know until you get hit, and believe me, you try to walk the streets in Mexico City and you will get hit if you are aware.

 Remember, the construction is a living organism, it constantly changes. A good manager must be able to predict and use his intuition, on how, when and where this organism is moving to push it right back on track before it’s too late.

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Based in Mexico, Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service as well as BIM for Management Purposes.

El arte de pronosticar.

Uno de los errores más comunes de los proyectos de construcción es confiar en un control contable, el control contable es la resta de ingresos – egresos y aunque se puede escuchar que tiene sentido realmente no tiene lógica alguna.

living organismEn un proyecto de construcción existen tantas variables que no podemos cerrar el control de costos en solamente ingresos y egresos. Existen órdenes de cambio, adicionales, complementos e incluso cambios de alcance. Todo esto afecta el costo de tal manera que un “control” contable, es insuficiente para predecir cómo va a terminar el Proyecto e incluso cual es el estatus actual de él.

Un control de costo que pronostique tus gastos es un muy buen indicador en el momento y a futuro. Sin embargo, lleva un gran esfuerzo realizarlo, desde un buen cronograma, a tener avances lo más preciso posible, así como el registro de cambios y contingencias, es decir es el resultado de varios procesos y procedimientos previos.

Se recomienda siempre llevar el control de costos contra el avance real vs planeado, así como el pronóstico de lo que falta por cobrar.

Recuerden la construcción es un ser vivo en constante cambio, un buen administrador debe poder pronosticar e intuir que tanto se está moviendo y hacia donde se dirige.

Organization vs Information

When I recently graduated, I had the great opportunity to be an on field construction supervisor for a couple years (100% in construction), after that, I was given more responsibilities in administrative tasks and from there I have not seen different, Administration is my passion.

organizacion-3Looking back I remember when one of my mentors told me that information was the most important thing, that I must not focus on the format or how to present it. I kept practicing this for many years along with other practices good or bad I learned from my peers.

Now, after a Masters in Construction Administration and as a Certified Construction Manager along with 15 years of experience in 15 countries, I can assure that Organization supersedes Information.

When delivering information without any organization there’s a hidden risk that no one can identify, not even the person presenting it. The risk is identifying where is the mistake? , everybody does them, but where is it? Its difficult if not impossible to identify, and if its not pointed out, you may be working with wrong information, and there is no bigger risk than working with wrong information because of a poor organization.

Its like reviewing a physics problem without knowing where the mistake or mis-calculus happened. Its better to be organized so everybody can review and identify a plausible mistake.

In conclusion, Organization must be priority #1 when starting a project. Including coding, file structure, roles, responsibilities, communication lines, WBS (work breakdown structure), etc. it is the first thing I look and develop for any of my clients.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service as well as BIM for Management Purposes.

Organización vs. Información

Recién graduado tuve la gran oportunidad de ser residente de obra por un par de años (100% en la construcción), después me dieron mayor responsabilidad en tareas administrativas y desde ahí no he volteado a ver otra disciplina, la administración es mi pasión.

organizacion-3Recuerdo muy bien cuando uno de mis ex – jefes me decía que la información era lo mas importante, que me olvidara del formato o de la manera de presentarlo, y siempre viví con esa premisa, lamentablemente errónea, aprendí lo malo como muchos profesionales lo han hecho y estuve practicándolo por muchos años hasta que hice mis propias reglas.

Hoy después de una maestría y certificados en Estados Unidos y después de 10 años de experiencia frente a clientes y proyectos globales en 13 países de América, aseguro que antes que la información viene la organización y parte de la organización es como presentar la información y su formato.

Al entregar información sin una organización existe un riesgo oculto, el riesgo que nadie pueda identificar errores que puedas tener (y todos tenemos errores). Al ser organizado en presentar un reporte financiero, de costo, en tiempo, seguridad, check list, lo que gustes, aumenta tus posibilidades de que alguien o tu mismo puedas captar el error. Y no existe mayor riesgo que trabajar con información errónea por una mala organización.

Una analogía, es como resolver un “problema” de física en la preparatoria, si entregas un escarabajo de análisis y presentas solo el resultado no hay manera de saber donde te equivocaste o como llegaste a el. Lo mismo sucede en la vida profesional, hay que saber que hiciste para saber si la información es correcta.

En fin, Organización debe ser prioridad # 1 al iniciar un proyecto. Incluye codificaciones, nomenclatura, responsabilidades, líneas de comunicación, WBS (work breakdown structure), estructura de la información, etc. Y es en lo primero que me fijo y desarrollo en un proyecto para realinearlo o para iniciar una consultoría para una constructora, gerencia o corporativo.

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BIM tan bueno como la mano que lo Administra

Siempre he comentado que lo más importante que nos da BIM es la visualización, pero hay q’ motivarla y saber cómo presentarlo. La Visualización que hablo no es para los diseñadores y arquitectos, la visualización a la que me refiero es la de todos los demás involucrados en el proyecto que a pesar de ser piezas clave tradicionalmente no se involucran

silos-ok-para-subiir-3dLa tradición de llevar a cabo un proyecto es que solamente uno o dos personas tienen el conocimiento entero de lo que incluye el proyecto uno de ellos es el Arquitecto y el otro el Administrador, sin embargo, los Constructores, Inversionistas, Operadores de esa Facilidad, así como consultores del Cliente sorpresivamente no se involucran, ni leen los planos, solo cuando llega el momento crítico alzan la voz y por lo general es muy tarde.

El BIM viene a recortar tiempos y ahorrar dinero, pero solo si es diligentemente aplicado, lo relaciono mucho a la administración de proyectos, porque una buena administración también ahorra dinero y recorta tiempos, pero solo si es diligentemente aplicada.

Recientemente tuvimos una sesión de definición de alcances, donde el diseñador no cuenta con el expertise BIM, pero nosotros como Administradores si la tenemos. Modelamos 6 planos en 1 día y lo que antes se aclaraba en 3 días, lo hicimos en 15 minutos y aparte el cliente y sus consultores identificaron 5 riesgos importantes el cual no íbamos a poder obtener sino hasta después de su construcción cuando fuera evidente en sitio y mediante fotografías.

En resumen, BIM es tan eficiente como la empresa que lo maneja, escojan bien su empresa, y nútranse de las ventajas, la mayoría de las empresas apenas cumplen 1 año de utilizar BIM a prueba y error. Lo que menos quieren es que su desarrollo sea otra prueba para el aprendizaje de los demás.

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Procesos y Procedimientos son Subestimados.

Procesos y Procedimientos, es algo que los directivos saben que deben tener pero es subestimado de tal manera que asignan a profesionales que no tienen la capacidad, no tienen experiencia y lo realizan de manera empírica. Suena familiar? Estos errores son los que limitan la mejora continua de las empresas y por consecuencia la eficiencia y efectividad que se traducen en sobre-costos.

untitled1.- Enfoque en Rendimientos: Muchas empresas no le dan la prioridad a los procesos y procedimientos, ya que no tienen un impacto inmediato, éstas se califican en su rendimiento anual y sí, toma más de un año para que los procesos se desarrollen e implementen y probablemente más de 2 años para obtener resultados.

2.- Burocracia: En mi experiencia, muchos administradores no se enfocan a los Procesos, ya que es confundido por un “tiempo adicional mal invertido” o bien “burocracia” , sin embargo este tiempo es mucho menor al invertido despues si no se tienen.

3.- Procesos escritos por las personas equivocadas: no, no cualquiera puede hacerlos, y la mayoría de las empresas contratan a profesionales con experiencia mínima. Este es el error más común. Escribir procesos eficaces requiere de habilidades de liderazgo, experiencia y comunicación

4.- Seguimiento: no es sólo escribir y distribuir. Una vez que un proceso se está llevando a cabo, el Gerente de procesos deberá estar participando activamente en la implementación y llevar el seguimiento mediante auditorías, actualizaciones, capacitaciones y la mejora continua.

Hemos realizado procesos y procedimientos; capacitaciones, implementación PMO para empresas globales y locales desde hace más de 10 años y los retos anteriores son los más comunes y la razón por qué las empresas no mejoran sus “estándares”.

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Processes and Procedures: What companies are doing wrong

Processes and Procedures might sound easy, boring and even time consuming; companies assign unskilled, inexperienced and incapable professionals for this task. These are the companies mistakes that limit their improvement.

Processes and Procedures equal standards, standards are required for continuous improvement, and continuous improvement equals efficiency and effectiveness which equals cost and time savings.

So why are companies not prioritizing Processes and Procedures?, these are the most common mistakes of a company not improving its “standards”

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1.- Priority: Many companies do not prioritize Processes and Procedures  because it does not have an immediate impact, they are graded on their yearly performance and yes, it takes more than a year for processes to develop and implement and probably more than 2 years to get results.

2.- Embracing: In my experience, many managers do not embrace Processes, they see only the time consumed or “wasted” at the moment because it takes more time to follow the process, however, this time does not compare to the time and money wasted afterwards.

3.- Processes written by the wrong people: NO, not anyone can do them, and most companies put or hire the least experienced professionals. This is the most common mistake. Writing effective processes requires a great amount of leadership, experience, and communication skills. When your process manager is agreeing to everything that is not a good sign, he should be putting in its place the executives and managers in the board room and demand to follow.

4.- Follow through: its not just writing and distributing. Once a process is in effect, the Process Manager must be in the middle of the implementation following up and following through Auditing, Changing, Updating, Training and Improving.

We have been doing processes and procedures; trainings; PMO implementation for many companies for more than 10 years and the above challenges are the most common and reason why companies do not improve their “standards”

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