False sense of Safety

How often do you notice a “false sense of Safety” in a construction project? Probably not always since you think you are dealing with Safety knowledgeable & experienced professionals, however this could be very far from the truth. This is my experience…..

Safety first

Love this Pic, it actually describes this article to its very core

I been invited to many walkthroughs, I get greeted by the PM and the PM introduces with such pride its EHS professionals and how I need to be escorted by them to be “SAFE”, because “safety is first”. I kindly agree and impressed at the same time that safety is a priority for this project. I havent taken more than 10 steps when I know the Safety professionals are really not experienced professionals, they are Architects or Civil Engineers with a tag that says “ZERO ACCIDENTES” and some of them had just graduated from school.

Safety is not something you learn in one day, month or even a year, its not just putting boots, glasses, or hardhats. It takes experience, it takes reading, study, understanding and of course certifications. Just like being a LEED AP, many people think that is just recycling and saving resources. Sustainability, Management, Health and Safety is actually a Culture that many owners & professionals underestimate.

During the walkthrough with the so called EHS professionals, I didn’t feel very safe, I saw how they guided me through unsafe areas, how they actually encourage me to take their trembling scaffold or to pass through their very stable metal planks but without guard rails, among others.

I don’t know what is worse, not having anyone overlooking Safety and take your own precautions or making somebody feel safe when they are not.

@pizaconsulting ; www.pizaconsulting.com ; info@pizaconsulting.com

Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service as well as BIM for Management Purposes.

El Arte de la Administración

Más allá de cálculos matemáticos y procesos, la administración implica un proceso intuitivo que es vital para los negocios.

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Para muchos, anteponer la palabra arte a la administración de proyectos de construcción podría ser algo absurdo, especialmente cuando se piensa que esta actividad consiste en puros números, reportes y gente tomando notas todo el tiempo.

Incluso hay personas que no quieren estudiar esta disciplina o ejercerla como profesionales, porque piensan que es algo muy ‘cuadrado’ e incluso la relacionan como algo plenamente de organización y/o conocimiento.

Es más, muchos pueden pensar que el administrador sólo está entregando la información o los reportes, tales como minutas, variaciones en costo, variaciones en tiempo, reportes fotográficos, solicitudes de información (RFI) y Curva S, entre otros, sin una verdadera intención, forma o causalidad, pero créanme que casi siempre se tiene.

La realidad no puede estar más apartada de este estigma, pues hay mucho más que sólo ciencia, dado que es un proceso de pensamiento profundo para lograr organizar de manera eficiente un proyecto; controlar algo que depende de factores incontrolables; anticipar las emociones y reacciones de otras personas; pronosticar lo que no quieres que suceda y desarrollar sistemas administrativos que cambian constantemente.

La receta secreta

Ciertamente, parte de las responsabilidades de un administrador es reportar, revisar, analizar información e incluso hacer que el formato y la presentación se vean impecables, pero ‘el arte’ viene cuando se da a la tarea de definir qué, cuándo y cómo.

En el Pedir esta el dar: Todo se basa en la manera en que uno pide para obtener la respuesta que uno quiere. Al escribir una pregunta o sugerir algo, un buen administrador puede guiar su pregunta para obtener la respuesta que quiere. Sólo tiene que ser breve, conciso, relatar claramente las cosas y, lo más importante, dar de una manera sutil a su contraparte la respuesta que quiere obtener, para que al terminar sea respondida con un “Sí”.

Sabemos que muchas veces nuestros clientes están muy ocupados y lo que menos quieren es pensar en la respuesta, más bien quieren ver la solución, así que digámosle qué queremos hacer y cómo les va a ayudar en términos tangibles, como en ahorros o pérdidas económicas.

Utiliza tus instintos: el tiempo es muy importante al enviar la información, pues en muchas ocasiones sólo hay una ventana, que puede ser medida en meses, días, horas o incluso minutos. Si informas muy pronto puede ser igual de adverso que hacerlo tarde. ¿Cómo saber cuando es el tiempo correcto para informar? Es la pregunta que siempre me hice, hasta que encontré la respuesta en un libro del polémico Donald Trump (ni modo, lo tuve que citar), quien decía: “Utiliza tus instintos, si no lo haces, ¿entones para que están ahí?”.

Creo que es una respuesta muy válida para muchas decisiones de negocios. Si existe un problema en la obra, uno puede informar al cliente prontamente, lo que crea más preguntas que respuestas y si uno tarda mucho en decirle nos arriesgamos a que se entere por otra parte, y tampoco es bueno. Lo mejor es encontrar las posibles soluciones antes de comunicar el problema, claro está, dentro de un tiempo que instintivamente sea el correcto.

Pensar por los demás: Un administrador de proyecto puede utilizar una o dos horas para pensar qué escribir y redactarlo en un correo electrónico. En lo personal he durado hasta cinco horas en redactar un e-mail para a veces no enviarlo o reducirlo a un par de enunciados. Es cuestión de pensar qué va a pensar cuando la contraparte reciba la noticia, cómo va a reaccionar, y cuándo es momento de enviarlo o esperar.

Por ejemplo, durante el proceso de una licitación de un proyecto de alto perfil en Monterrey tuvimos la dicha de estar entre las ultimas dos Gerencias de Proyecto para llevar a cabo la coordinación. Nos invitaron a una presentación donde más de las mitad de la gente a la que íbamos a mostrar nuestra propuesta era de Estados Unidos. Creo firmemente que una de las razones claves para que ganáramos fue que solicité que hubiera un estadounidense en nuestro equipo durante ese momento, cuyo rol fue solamente viajar desde Nueva York un día antes para decir su nombre ente el comité del cliente.

Todo lo anterior lleva un proceso de creación, de imaginación y de pensamiento, que incluso puede durar más tiempo que ejecutar la propia actividad. Pero el administrador también puede diseñar una metodología organizacional, de comunicación y de colaboración. Dominarlo es un arte que nos sacará de muchos aprietos, además de que nos ahorrará tiempo, enredos y por lo tanto dinero.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service.

The Art in Administration

Putting Art in the same sentence with Administration could sound preposterous for some professionals. Although true who might think that administration is just pushing pens; writing things down or reporting “just the facts madam”. The reality is that there is much more going on during the administration process that pure and simple paper or computer work.

artAn Administrator reports, writes, reviews & analyzes information. The artistry comes on knowing when, what and how to inform, this thought process is just as important if not more important than the actual information, but nobody sees it, its just lost between the lines, its behind the curtain. The administrator, can play a big role in a Project mastering his art.

How: We Mexicans say “in the how you ask, it’s how you receive”, this is especially important to the administrator when he writes down questions; record un-clear agreements; present information; etc. It’s a thought process that takes time to develop to suggest “between lines” a positive answer.

What: Just recently I was involved in doing a filing structure for a billion dollar project, where over 50 people will be uploading and downloading information on a daily basis. To create this filing structure it took 80% thought and 20% execution. Knowing or assuming “what” people think for them to find what they need takes a certain amount of artistry.

When: Timing is everything! You’re either early, or you’re late. This can be days, weeks or even minutes or seconds. Knowing and “feeling” when to inform is an art. Im not a fan of Donald Trump, well, I was a fan, until he went crazy. I have read about 3 or 4 books of his. Trump believes in “intuition” and I believe that is the part of the artform of the Administrator. Using your intuition helps you decide when that time starts and when it ends (window of opportunity)

Creating is an art form, and so the administrator creates, formats, processes, procedures, lines of communication, he also puts himself in others people minds, shoes and even underwear to make his creations most efficient and effective.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service.

Traditional & Innovative Construction Management

Construction Management can be summarized as the control of Cost, Time and Quality, we all grew up thinking that way, in a “traditional” matter of taking care of these variables that is often called the “bottom line”.

However, the more we focus on these variables, the more challenging are project becomes to avoid over-cost, delays and keep good quality. The reality is that focusing solely on the “bottom line factors” often leads in hitting “rock bottom”

I believe that the direct result of our traditional ways of managing is the cause of how we manage and execute Coordination, Communication and Collaboration (C3). These are the 3 factors that “innovative” managers are focusing and having much more success in taking care of the Cost, Time, Quality and Safety in any given construction project.

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In Latin America, I call these factors “intangible administration” its what will take you through the bumps and stops throughout the project. Actually, as a Consultant Company, this is our first step in analyzing a project that has been derailed and our first step when we start a new project.

To learn and apply the C3 fundamentals a set of systems and processes has to be developed. It’s our first and foremost priority.

There are many tools that enhance the Collaboration, Coordination and Communication, such as Web base Project Management Software’s and more recent Building Information Modeling (BIM). Keeping in mind that any technology or innovative tool shall be governed by “traditional” processes and procedures.

I have always said: the tool is NOT as good as the hand behind it; it is as good as the creative and innovative mind beside it.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service.

La Administración Intangible

La administración de proyectos de construcción se puede resumir en el control del Costo, Tiempo y Calidad, todos crecimos pensando de esta manera, en una “tangibilidad” de factores que rige el proyecto de construcción y el cual es el enfoque principal para una buena administración.

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Sin embargo, entre mas uno se enfoca a estos factores tangibles para dar los resultados esperados, mas es la constante de malos resultados. La realidad es que estos 3 factores no son la causa de los resultados del proyecto, son la consecuencia de la “Administración Intangible”

La “Administración Intangible” esta compuesta por Comunicación, Colaboración y Coordinación (C3) y el dominio de estos tres sistemas intangibles te lleva a resultados positivos del Costo, Tiempo, Calidad y Seguridad.

Dominar el C3 es una cultura, el cual puede ser iniciado mediante procesos y procedimientos administrativos, incluso al realizar un análisis de un proyecto o iniciar un proyecto de construcción, la prioridad debe ser establecer estos sistemas intangibles para obtener buenos resultados.

La aplicación de la “administración intangible” por medio de sistemas y procesos la hemos realizado desde hace 6 años con mucho mejores resultados en lo que se le llama “the bottom line” estos sistemas son parte de nuestra PMO y debe ser parte integral de cada proyecto

En los últimos años, la tecnología móvil y lo que llamamos BIM (Building Information Modeling), ha podido mejorar de manera exponencial el C3, al ser utilizadas correctamente tendremos mucho mejores resultados en los proyectos de construcción que antes no habíamos podido lograr

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; he studied his Masters in Construction Management at the UTA; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America) Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service.

GO-PMO.. the alternative

PMO (Project Management Office) is rarely heard of being a method of delivery on behalf of an Owner, Corporation, Developer or even PM Agency. Given the great challenges in managing and administrating projects in Latin America. Setting up a PMO is one of the best methods to deliver a construction project. We have been promoting this initiative with our clients with substantial results since 2010.

People, Process, ToolsTo explain how a PMO works, first we have to identify the challenges that actually exists in the Management and Administration process of any given project. One of the most important challenges is that Project Management knowledge  and fundamentals are not that well known. Its not just about cost, time and quality; its about innovation, standardization, continuous improvement, even learning from past mistakes where sometimes is not an option for many but crucial for the Management of any given construction project.

The majority of the PM companies have focused on being executors, managing the project on a day to day basis without any type of platform, training or planning. This is the reason that many owners and developers have tried, with limited success, to implement their own “in-house management”. they rather take the risk themselves than pay for it.

The PMO will eliminate these risks, the PMO consists of having solid and continuous improved fundamentals that include: Training Programs; Latest Software and Tech Applications; Management Platform such as Management Information Systems, Cost, Time, Scope, Safety, Quality Management Systems, Organizational System as well as Human Resource System.

Doing the same thing and expecting different results never works, our initiative “GO PMO” has been a better alternative for our clients.

for more info contact us.:

www.pizaconsulting.com ; dp@pizaconsulting.com;

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager (CCM); he studied his Masters in Construction Management at the University of Texas at Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America) Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in providing PMO; PM/CM services; Technology / BIM services; Training; Auditing as well as OSHA and LEED Certifications in Mexico and Latin America for Global and International Companies.

Go… PMO

PMO (Project Management Office) casi no se escucha como una metodología para administrar proyectos de construcción y dado a los grandes retos que se tienen en México para Gerenciar y Administrar proyectos de construcción, PMO es una de las mejores metodologías que un Dueño o Desarrollador puede adoptar y que estamos impulsando para nuestros clientes.pmo3

Para explicar cómo funciona una PMO primero hay que identificar los retos que existen en la administración de proyectos actualmente. El principal reto es la falta de conocimiento y aplicación de los fundamentos Gerenciales. Los fundamentos vienen siendo la aplicación de una plataforma administrativa; la habilidad de aprender de nuestros errores (seguimos haciendo los mismos); y la aplicación de innovación, estandarización y mejora continua para realizar más eficiente y efectiva la administración de la construcción.

La mayoría de las gerencias de proyecto se han concentrado en ser ejecutoras, es decir, a llevar el día a día del proyecto sin una plataforma y sin una planeación efectiva, es por eso que la metodología tradicional de contratar Gerencias de Proyecto desde la fase de Planeación hasta su Terminación no ha tenido éxito, los dueños, aun sin el expertise, han preferido realizar las tareas administrativas ellos mismos, o bien solo contratan Gerencias para poder apuntar dedos predisponiendo el proyecto al fracaso.

Al adoptar una PMO, el Dueño está adoptando más que una plataforma, está adoptando una cultura gerencial para todos sus proyectos que permea dentro de su organización y hacia todos los participantes del proyecto. Una PMO debe incluir Capacitación; Colaboración; Comunicación y por supuesto una Plataforma Gerencial de las disciplinas administrativas aportando a la estandarización, revisión, actualización, innovación y por supuesto a la mejora continua.

“GO PMO” es una iniciativa que estamos impulsando para nuestros clientes como una alternativa mucho más efectiva con resultados mucho más exitosos bajo el estricto apego a las “mejores practicas”. Las disciplinas que controlamos dentro de la PMO incluyen pero no están limitadas a: Seguridad de Obra; Tiempo; Costo; Calidad; Sustentabilidad; Concursos; Commissioning; Sistemas de Información; Modelo de Gobierno; BIM (Building Information Modeling); MIM (Mobile Information Management); Mudanza; entre otras.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; he studied his Masters in Construction Management at the UTA; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America) Member of the Emergent Technology Committee

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Corrupt CM Agencies and How to avoid them.

This year we reviewed over 700 resumes, interviewed 100 candidates and allocated between 15 to 20 very capable professionals for global and international companies.

corruption_347102_7Part of our responsibilities as Construction Management Consultants in Mexico and Latin America, is to provide to our clients the best and most capable resources for their projects. Most speak their experiences and its eye opening.

Corruption doesn’t surprise me, I have 15 years experience in the construction industry and is way to common. However, there was one candidate that told me she caught red handed a recognized CM Agency in Mexico paid off by the General Contractor. The GC handed Change Orders and over estimated items while the CM Agency was in on it. At the time I didn’t believe it, how can an owners representative (rep) could do such a thing?, but the more I asked other professionals the more common this practice has become in paying off CM Agencies hundreds and sometimes millions of dlls, affecting the project in a substantial way.

How can the Trustworthy figure such as the PM or CM be stealing from the very person that hires them?.,,,,, and why?.

Answer is obvious, this is too easy: the PM Rep has a free pass from the client, his recommendations are often blindly approved and his suggestions are also very much appreciated and respected, therefore, the CM Agent is in enviable position for this malpractice.

The reality is that it exists, and some professionals have told me that the % they have seen this is close to 50.

What do clients do now? Have a rep for the rep? It’s just ridiculous. For us, in our projects, we found our answer in Technology.

Currently we are using BIM (Building Information Modeling) with our clients, not only to provide the value we all know BIM provides, but also to avoid the risk of corruption and payoffs to CM agencies. The way we manage BIM is that it will detect any anomaly; any difference between what has been constructed vs. the drawings, or in this case the model; any overestimating as well as anything not constructed that is being charged.

I always encourage developers, corporations and firms to use BIM within their organization either in house or by contracting us. Not only they benefit directly from using it, it could also avoid a 7-figure loss.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; he studied his Masters in Construction Management at the UTA; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America) Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in providing PMO; PM/CM services; Technology / BIM services; Training; Auditing as well as OSHA and LEED Certifications in Mexico and Latin America for Global and International Companies.

Concursos: La etapa mas importante y la mas descuidada

Seguramente haz escuchado que la construcción tiene 5 etapas: Prediseño, Diseño, Contratación, Construcción y Cierre. Sin embargo, cual es la mas importante? Cual es la etapa donde los inversionistas y dueños les cuesta mas dinero si no es ejecutada correctamente?

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Algunos podrán argumentar que es la Construcción, es decir, la ejecución directa del proyecto, pero como uno ejecuta lo que planea, otros podrán argumentar que la planeación es la mas importante. En mi opinión la culminación de la planeación es la etapa de Contratación, es el vinculo hacia el inicio de la ejecución, esta etapa que incluye el concurso del proyecto es lo que puede hacer o deshacer tu proyecto y es donde se define si el inversionista o cliente paga mas o paga lo que debe ser.

Me ha tocado infinidad de veces ser invitado a concursos de obra para encontrar que estos están mal ejecutados, y muchas veces mal realizados, mal coordinados y sin un entendimiento de que están concursando. Y no estoy hablando de proyectos menores y de bajo perfil, estoy hablando de clientes globales, empresas importantes y reconocidas, asi como instituciones de alta jerarquía en el país.

El primer error que encuentro es la falta de conocimiento de las personas que ejecutan el concurso. El segundo error es la falta de experiencia en el tema y el tercer error es la inhabilidad de no reconocer que ocupan ayuda.

El “Concurso” tiene que captar lo que la etapa de planeación realizó de una manera muy clara y concisa de tal manera que se refleje en los documentos contractuales los cuales son la base de la ejecución del resto del proyecto. El equipo de concursos tiene que ser el mas experimentado de todos los participantes y la mayoría de las veces es el mas inexperto.

Urge que se contraten a profesionales con capacidad para realizar los concursos y actualicen sus políticas ya que ellas pueden ser la causa de proyectos fallidos.

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Damián Pizá, Es Gerente de Construcción Certificado en EU; Maestro en Administración de la Construcción, LEED AP, OSHA+30 miembro del Comité de Tecnología Emergente de la Asociación Americana de Gerentes de Construcción (CMAA).

Fundador de PIZA Consulting, empresa que provee capacitación, certificación y consultoría ejecutiva a empresas globales en Gerencia de Construcción y Tecnologias aplicadas a la Construcción tales como BIM (Building Information Modeling), Web Based PM Softwares, Apps, entre otros.

Quien es el Súper Héroe de la Construcción?

superheroEn la mayoría de los proyectos hay fallas en el diseño, fallas en la construcción, en el tiempo y/o en el costo, y al que siempre voltean a ver como el “responsable” de todo esto es al Gerente de Proyecto o a la Gerencia.

Cual es la razón por la cual “culpan” a la gerencia? y lo que es peor, a la vez tomamos esa responsabilidad nosotros como Gerentes.  Creo es algo muy sencillo de explicar aunque no sencillo de entender, les comento:

Tengo 15 años involucrado en varios proyectos y no lograba entender como es que el peso total de la obra recae en la gerencia o gerente de construcción. Que nos ha hecho pensar esto? Que les ha hecho a los clientes pensar esto?

Primeramente en ninguna parte del contrato debe indicar que la Gerencia de Proyectos es responsable del diseño, de la calidad, tiempo o costo del proyecto, si en algún lugar indica lo contrario entonces están practicando “Gerencia a Riesgo” el cual NO es común incluso en Estados Unidos solo el 7% de los proyectos son practicados de esta manera y me atrevo a decir que menos del 3% en México.

Segundo, de lo que si es responsable la gerencia es de coordinar, administrar, controlar, liderar e informar de manera correcta y oportuna los riesgos del proyecto (pero nunca comprometer)

Estos puntos anteriores son la Teoría, sin embargo, lo que sucede en la practica es que la falta de capacitación del Gerente; el “YES MAN”; la falta de una plataforma de proyectos por parte de la empresa que provee Gerencia;  así como la presión del cliente  nos orilla a pegarle al “súper héroe” como Gerentes de Proyecto. Yo fui uno de esos “súper héroes” fallidos, les platico mi experiencia:

La gerencia es “presionada” por el cliente queriendo hacer todo para ayer, los clientes empujan y lamentablemente el gerente cede a responsabilidades que NO le corresponden, pero el concepto de gerencia en México muchas veces es mantener al cliente contento y a “hecharle todos los kilos para que sucedan las cosas”. Este fenómeno le llamo “El súper héroe” donde toda la experiencia y fundamentos de la gerencia de proyectos es tirada por la ventana. Es decir, en vez de Coordinar, administrar y liderar las inquietudes del cliente a los participantes del proyecto e informar correctamente al cliente, el gerente se vuelve un “yes man” y con esto llenamos de promesas y compromisos al cliente.

Las gerencias son responsables del proyecto de construcción? La respuesta es SI cuando mal informan, pero NO cuando hacen su trabajo. He llegado a concluir que los mejores gerentes de proyectos son los que ponen su trabajo en riesgo día con día. En lo personal y como empresario hemos tenido mucho éxito en nuestros proyectos simplemente por tener buenos fundamentos, plataforma y programas de capacitación donde hemos logrado sustituir el YES MAN por la COLABORACION con el Cliente.

Estamos dispuestos hacerlo siempre con el fin de mantener nuestras buenas practicas empresariales y profesionales. La pregunta es, estas dispuesto a dejar ser un “súper héroe” y mejorar esta falta de concepto que existe? Esto puede implicar incluso perder el trabajo cuando precisamente estas haciendo tu trabajo.

Si queremos empezar a mejorar la planeación y ejecución administrativa y gerencial de nuestros proyectos tenemos que empezar con estos fundamentos, de otra manera estamos condenados a los resultados de siempre.

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Damián Pizá, Es consultor de empresa Globales y ejecutor de proyectos de Alto Perfil en las Americas incluyendo Estados Unidos, Mexico, Latam.

Director de PIZA Consulting; Gerente de Construcción Certificado en EU; Maestro en Administración de la Construcción, miembro del Comité de Tecnología Emergente de la CMAA; LEED AP y acreditado OSHA+30.