Procesos y Procedimientos son Subestimados.

Procesos y Procedimientos, es algo que los directivos saben que deben tener pero es subestimado de tal manera que asignan a profesionales que no tienen la capacidad, no tienen experiencia y lo realizan de manera empírica. Suena familiar? Estos errores son los que limitan la mejora continua de las empresas y por consecuencia la eficiencia y efectividad que se traducen en sobre-costos.

untitled1.- Enfoque en Rendimientos: Muchas empresas no le dan la prioridad a los procesos y procedimientos, ya que no tienen un impacto inmediato, éstas se califican en su rendimiento anual y sí, toma más de un año para que los procesos se desarrollen e implementen y probablemente más de 2 años para obtener resultados.

2.- Burocracia: En mi experiencia, muchos administradores no se enfocan a los Procesos, ya que es confundido por un “tiempo adicional mal invertido” o bien “burocracia” , sin embargo este tiempo es mucho menor al invertido despues si no se tienen.

3.- Procesos escritos por las personas equivocadas: no, no cualquiera puede hacerlos, y la mayoría de las empresas contratan a profesionales con experiencia mínima. Este es el error más común. Escribir procesos eficaces requiere de habilidades de liderazgo, experiencia y comunicación

4.- Seguimiento: no es sólo escribir y distribuir. Una vez que un proceso se está llevando a cabo, el Gerente de procesos deberá estar participando activamente en la implementación y llevar el seguimiento mediante auditorías, actualizaciones, capacitaciones y la mejora continua.

Hemos realizado procesos y procedimientos; capacitaciones, implementación PMO para empresas globales y locales desde hace más de 10 años y los retos anteriores son los más comunes y la razón por qué las empresas no mejoran sus “estándares”.

@pizaconsulting ; www.pizaconsulting.com ; dp@pizaconsulting.com

Damián Pizá, basado en MEXICO, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Construcción (CMAA), estudió su maestría en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción (CMAA)

Fundador de PIZA Consulting, empresa especializada en consultoría en Administración de Proyectos de Construcción y aplicación de Tecnología Emergente

Gerencia de Proyectos | PMO (Oficina de Proyectos) | Re-alineamiento de Proyectos | Capacitación | BIM

 

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Processes and Procedures: What companies are doing wrong

Processes and Procedures might sound easy, boring and even time consuming; companies assign unskilled, inexperienced and incapable professionals for this task. These are the companies mistakes that limit their improvement.

Processes and Procedures equal standards, standards are required for continuous improvement, and continuous improvement equals efficiency and effectiveness which equals cost and time savings.

So why are companies not prioritizing Processes and Procedures?, these are the most common mistakes of a company not improving its “standards”

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1.- Priority: Many companies do not prioritize Processes and Procedures  because it does not have an immediate impact, they are graded on their yearly performance and yes, it takes more than a year for processes to develop and implement and probably more than 2 years to get results.

2.- Embracing: In my experience, many managers do not embrace Processes, they see only the time consumed or “wasted” at the moment because it takes more time to follow the process, however, this time does not compare to the time and money wasted afterwards.

3.- Processes written by the wrong people: NO, not anyone can do them, and most companies put or hire the least experienced professionals. This is the most common mistake. Writing effective processes requires a great amount of leadership, experience, and communication skills. When your process manager is agreeing to everything that is not a good sign, he should be putting in its place the executives and managers in the board room and demand to follow.

4.- Follow through: its not just writing and distributing. Once a process is in effect, the Process Manager must be in the middle of the implementation following up and following through Auditing, Changing, Updating, Training and Improving.

We have been doing processes and procedures; trainings; PMO implementation for many companies for more than 10 years and the above challenges are the most common and reason why companies do not improve their “standards”

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Damián Pizá, basado en MEXICO, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Construcción (CMAA), estudió su maestría en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción.

Fundador de PIZA Consulting, empresa especializada en consultoría en Administración de Proyectos de Construcción y aplicación de Tecnología Emergente

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Eliminate endless Project Discussions

As a Construction Manager, 80% of my time was dedicated to endless discussions with the project participants (contractor, suppliers, architects and of course owner). At first I thought this was how construction management works, but after 10 years of managing construction projects I started having my own standards and that is how my company started, besides acquiring key certifications such as: CCM (Certified Construction Manager); LEED AP (Sustainability); OSHA (Safety) I started mitigating the challenges of the past.

discusionesOne of the most challenging aspects of a Construction Manager are endless and pointless discussions such as the Architect submitting drawings whenever and however he wants; a Supplier that says his material is stuck in customs and is out of his hands; a Contractor submitting endless change orders or the Owner that says he didn’t approved this, when he did.

These types of discussions along with many others have become a standard, a time spent by the CM on a day-to-day basis instead of looking forward. However, many professionals do not know that this overtime can be eliminated or lowered.

Once a contractor confronted me saying that it was not in his contract to put on a hard hat, another one told me that developing the time line in “Microsoft Project” would cost more. Although we won the argument, it was hours of discussions and time for a many project participants. These over costs and Delays are difficult to identify but they do impact the budget.

Its no secret on how to mitigate these risks, a well written contract that includes the lessons learned from past projects will rapidly eliminate the discussions, technology also is supporting this movement, while many hours are spent discussing with the architect that his drawings are incorrect or have omissions, a quick snapshot of the BIM model will actually even give you an apology. Technology is making the architects do a better job as well as other project participants.

So you have the tools, but if you don’t use them, you are already putting your project at risk before it begins.

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Damián Pizá, basado en MEXICO, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Proyectos (CMIC), estudió su maestria en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; mas de 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción.

Fundador de PIZA Consulting, empresa especializada en consultoría en Administración de Proyectos de Construcción y aplicación de Tecnología

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Como disminuir Discusiones en los Proyectos

 

Como Gerente de Proyectos el 80% de mi tiempo fue dedicado a discutir y a negociar con los participantes del proyecto (contratista, proveedor, arquitecto y no se diga cliente). Así empezó mi carrera, al frente de un proyecto donde tenia innumerables y acumulables temas a diario con los participantes, temas interminables bien conocidos por los que hemos estado en la construcción. Por mencionar algunos:

discusionesEl Arquitecto: El solo entregaba sus planos digitales, se rehusaba a imprimirlos, y entregarlos un día especifico, se re-usaba a un orden, simplemente cuando el quería enviaba los planos ya sea revisados o nuevos, sin que la gerencia pudiera identificar que cambio de esos alcances y sin un orden para entregar.

 

El Proveedor: Que el material esta en transito y detenido en la aduana, que no puede hacer nada y que no esta en sus manos.

El Constructor: Orden de cambio tras orden de cambio sin sustento, incluso muchos de ellos maquinados que hay que revisar y discutir semana tras semana.

El Cliente: Que ahora resulta que no aprobó y no dijo nada.

Etc, etc, existen innumerables situaciones que a consecuencia los Gerentes de Proyecto tienen que dedicar mas tiempo. Tiempo que no se tiene y realmente nunca se contempla.

No es gran secreto como disminuir estas discusiones, pero si tiene que ver con un disciplina y es la ADMINISTRACION. Con una buena administración hay menos discusión y mejor GERENCIA.

  • Los contratos dejan de ser “genéricos” y son mas específicos;
  • Los temas abiertos son cerrados en el momento por escrito y no por “osmosis” como muchos gerentes practican.
  • Existen procesos los cuales los participantes están sujetos a seguir
  • La aplicación de la tecnología que por medio de ella podemos aumentar la certidumbre de alcances en los proyectos.
  • Generamos Procedimientos de Escalamiento y Orden de Gobierno que permite dar una solución rápida y concisa a los temas.

Todo tiene que ver con una buena administración.

Hay muchas personas que aun me comentan que la Administración es una Burocracia, y tal vez tengan razón, pero que prefieren? “perder” tiempo en la burocracia y disminuir riesgo o perder tiempo en discusiones y aumentar el riesgo?

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Damián Pizá, Certificado por el Instituto Americano de Gerentes de Proyectos (CMIC), estudió su maestria en la Universidad de Texas en Arlington (UTA); LEED AP; OSHA+30; mas de 13 años como miembro de la asociación americana de gerentes de construcción.

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Alineando Proyectos Descarrilados

Antes de platicar en como se alinea un proyecto de construcción tenemos que identificar primeramente que esta descarrilado, es decir, antes de dejar un vicio debemos reconocer que lo tenemos. Existen muchos clientes que simplemente se niegan a aceptar que su proyecto NO va a terminar con los objetivos iniciales, y es entendible, un proyecto de construcción es como un bebé, no vas a aceptar que tu bebé tiene un defecto, o bien te cuesta tanto trabajo aceptarlo que las cosas se ponen peor hasta que tienes que hacer algo.

decarriladosUn proyecto descarrilado no quiere decir que este retrasado, un proyecto descarrilado es aquel donde existe incertidumbre; descontrol; falta de compromiso; falta de comunicación; y/o organización.

Las 2 causas principales por las que un proyecto se descarrila son:

1.- El Cliente: Así es, el cliente lo tengo en primer lugar y es la razón principal de esta vicio. El cliente siempre agrega tiempo a sus actividades anteriores a la construcción, y piensa que la construcción se puede acortar para cumplir su fecha de terminación descarrilando el proyecto antes de su inicio. De la misma manera, en México, el cliente arma su equipo y tiene que reconocer si es el equipo adecuado, y que su representante sea también el adecuado y con el expertise suficiente el cual me lleva a la segunda razón principal por el cual se descarrila un proyecto.

2.- El Representante del Cliente: La falta de una buena representación, asesoramiento o consultoría es la segunda causa principal, existen representantes, gerencias, consultores que simplemente no saben lo que hacen, y los que si están preparados simplemente cuidan su chamba y le dicen al cliente lo que quiere escuchar. La falta de identificar a un buen representante es problema del cliente y es por eso que lo tengo en primer lugar.

Para re-alinear un proyecto se requiere de mucho expertise, de mucha experiencia y estar capacitado para realizarlo, no solo estas entrando a un proyecto con un alto nivel de estrés y presión, estas entrando a una situación de extrema dificultad con todos los individuos del proyecto donde tienes que tener mucho criterio ya que eres el centro de atención de todos y esperanza de poder re-dirigir el “barco”

Nos sentimos orgullosos de participar en re-alineamientos ya que refleja la preparación que tenemos y la confianza para evaluar e implementar una estrategia que involucra a todos los participantes del proyecto e involucra una colaboración que tenemos el honor de dirigir. Sin embargo, preferimos que el cliente inicie con el pie derecho y que escoja como primera tarea un buen representante.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) and Building Information Modeling (BIM) as its PM/CM Service.

False sense of Safety

How often do you notice a “false sense of Safety” in a construction project? Probably not always since you think you are dealing with Safety knowledgeable & experienced professionals, however this could be very far from the truth. This is my experience…..

Safety first

Love this Pic, it actually describes this article to its very core

I been invited to many walkthroughs, I get greeted by the PM and the PM introduces with such pride its EHS professionals and how I need to be escorted by them to be “SAFE”, because “safety is first”. I kindly agree and impressed at the same time that safety is a priority for this project. I havent taken more than 10 steps when I know the Safety professionals are really not experienced professionals, they are Architects or Civil Engineers with a tag that says “ZERO ACCIDENTES” and some of them had just graduated from school.

Safety is not something you learn in one day, month or even a year, its not just putting boots, glasses, or hardhats. It takes experience, it takes reading, study, understanding and of course certifications. Just like being a LEED AP, many people think that is just recycling and saving resources. Sustainability, Management, Health and Safety is actually a Culture that many owners & professionals underestimate.

During the walkthrough with the so called EHS professionals, I didn’t feel very safe, I saw how they guided me through unsafe areas, how they actually encourage me to take their trembling scaffold or to pass through their very stable metal planks but without guard rails, among others.

I don’t know what is worse, not having anyone overlooking Safety and take your own precautions or making somebody feel safe when they are not.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

Founder of PIZA Consulting, company that specializes in developing and providing Project Management Office (PMO) as its PM/CM Service as well as BIM for Management Purposes.

El Arte de la Administración

Más allá de cálculos matemáticos y procesos, la administración implica un proceso intuitivo que es vital para los negocios.

art

Para muchos, anteponer la palabra arte a la administración de proyectos de construcción podría ser algo absurdo, especialmente cuando se piensa que esta actividad consiste en puros números, reportes y gente tomando notas todo el tiempo.

Incluso hay personas que no quieren estudiar esta disciplina o ejercerla como profesionales, porque piensan que es algo muy ‘cuadrado’ e incluso la relacionan como algo plenamente de organización y/o conocimiento.

Es más, muchos pueden pensar que el administrador sólo está entregando la información o los reportes, tales como minutas, variaciones en costo, variaciones en tiempo, reportes fotográficos, solicitudes de información (RFI) y Curva S, entre otros, sin una verdadera intención, forma o causalidad, pero créanme que casi siempre se tiene.

La realidad no puede estar más apartada de este estigma, pues hay mucho más que sólo ciencia, dado que es un proceso de pensamiento profundo para lograr organizar de manera eficiente un proyecto; controlar algo que depende de factores incontrolables; anticipar las emociones y reacciones de otras personas; pronosticar lo que no quieres que suceda y desarrollar sistemas administrativos que cambian constantemente.

La receta secreta

Ciertamente, parte de las responsabilidades de un administrador es reportar, revisar, analizar información e incluso hacer que el formato y la presentación se vean impecables, pero ‘el arte’ viene cuando se da a la tarea de definir qué, cuándo y cómo.

En el Pedir esta el dar: Todo se basa en la manera en que uno pide para obtener la respuesta que uno quiere. Al escribir una pregunta o sugerir algo, un buen administrador puede guiar su pregunta para obtener la respuesta que quiere. Sólo tiene que ser breve, conciso, relatar claramente las cosas y, lo más importante, dar de una manera sutil a su contraparte la respuesta que quiere obtener, para que al terminar sea respondida con un “Sí”.

Sabemos que muchas veces nuestros clientes están muy ocupados y lo que menos quieren es pensar en la respuesta, más bien quieren ver la solución, así que digámosle qué queremos hacer y cómo les va a ayudar en términos tangibles, como en ahorros o pérdidas económicas.

Utiliza tus instintos: el tiempo es muy importante al enviar la información, pues en muchas ocasiones sólo hay una ventana, que puede ser medida en meses, días, horas o incluso minutos. Si informas muy pronto puede ser igual de adverso que hacerlo tarde. ¿Cómo saber cuando es el tiempo correcto para informar? Es la pregunta que siempre me hice, hasta que encontré la respuesta en un libro del polémico Donald Trump (ni modo, lo tuve que citar), quien decía: “Utiliza tus instintos, si no lo haces, ¿entones para que están ahí?”.

Creo que es una respuesta muy válida para muchas decisiones de negocios. Si existe un problema en la obra, uno puede informar al cliente prontamente, lo que crea más preguntas que respuestas y si uno tarda mucho en decirle nos arriesgamos a que se entere por otra parte, y tampoco es bueno. Lo mejor es encontrar las posibles soluciones antes de comunicar el problema, claro está, dentro de un tiempo que instintivamente sea el correcto.

Pensar por los demás: Un administrador de proyecto puede utilizar una o dos horas para pensar qué escribir y redactarlo en un correo electrónico. En lo personal he durado hasta cinco horas en redactar un e-mail para a veces no enviarlo o reducirlo a un par de enunciados. Es cuestión de pensar qué va a pensar cuando la contraparte reciba la noticia, cómo va a reaccionar, y cuándo es momento de enviarlo o esperar.

Por ejemplo, durante el proceso de una licitación de un proyecto de alto perfil en Monterrey tuvimos la dicha de estar entre las ultimas dos Gerencias de Proyecto para llevar a cabo la coordinación. Nos invitaron a una presentación donde más de las mitad de la gente a la que íbamos a mostrar nuestra propuesta era de Estados Unidos. Creo firmemente que una de las razones claves para que ganáramos fue que solicité que hubiera un estadounidense en nuestro equipo durante ese momento, cuyo rol fue solamente viajar desde Nueva York un día antes para decir su nombre ente el comité del cliente.

Todo lo anterior lleva un proceso de creación, de imaginación y de pensamiento, que incluso puede durar más tiempo que ejecutar la propia actividad. Pero el administrador también puede diseñar una metodología organizacional, de comunicación y de colaboración. Dominarlo es un arte que nos sacará de muchos aprietos, además de que nos ahorrará tiempo, enredos y por lo tanto dinero.

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Damián Pizá, is a Certified Construction Manager; Civil Engineer; he studied his Masters in Construction Management at the UT @ Arlington; LEED AP; OSHA +30; Member of the CMAA (Construction Management Association of America); Member of the Emergent Technology Committee

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The Art in Administration

Putting Art in the same sentence with Administration could sound preposterous for some professionals. Although true who might think that administration is just pushing pens; writing things down or reporting “just the facts madam”. The reality is that there is much more going on during the administration process that pure and simple paper or computer work.

artAn Administrator reports, writes, reviews & analyzes information. The artistry comes on knowing when, what and how to inform, this thought process is just as important if not more important than the actual information, but nobody sees it, its just lost between the lines, its behind the curtain. The administrator, can play a big role in a Project mastering his art.

How: We Mexicans say “in the how you ask, it’s how you receive”, this is especially important to the administrator when he writes down questions; record un-clear agreements; present information; etc. It’s a thought process that takes time to develop to suggest “between lines” a positive answer.

What: Just recently I was involved in doing a filing structure for a billion dollar project, where over 50 people will be uploading and downloading information on a daily basis. To create this filing structure it took 80% thought and 20% execution. Knowing or assuming “what” people think for them to find what they need takes a certain amount of artistry.

When: Timing is everything! You’re either early, or you’re late. This can be days, weeks or even minutes or seconds. Knowing and “feeling” when to inform is an art. Im not a fan of Donald Trump, well, I was a fan, until he went crazy. I have read about 3 or 4 books of his. Trump believes in “intuition” and I believe that is the part of the artform of the Administrator. Using your intuition helps you decide when that time starts and when it ends (window of opportunity)

Creating is an art form, and so the administrator creates, formats, processes, procedures, lines of communication, he also puts himself in others people minds, shoes and even underwear to make his creations most efficient and effective.

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Traditional & Innovative Construction Management

Construction Management can be summarized as the control of Cost, Time and Quality, we all grew up thinking that way, in a “traditional” matter of taking care of these variables that is often called the “bottom line”.

However, the more we focus on these variables, the more challenging are project becomes to avoid over-cost, delays and keep good quality. The reality is that focusing solely on the “bottom line factors” often leads in hitting “rock bottom”

I believe that the direct result of our traditional ways of managing is the cause of how we manage and execute Coordination, Communication and Collaboration (C3). These are the 3 factors that “innovative” managers are focusing and having much more success in taking care of the Cost, Time, Quality and Safety in any given construction project.

triangulo English

In Latin America, I call these factors “intangible administration” its what will take you through the bumps and stops throughout the project. Actually, as a Consultant Company, this is our first step in analyzing a project that has been derailed and our first step when we start a new project.

To learn and apply the C3 fundamentals a set of systems and processes has to be developed. It’s our first and foremost priority.

There are many tools that enhance the Collaboration, Coordination and Communication, such as Web base Project Management Software’s and more recent Building Information Modeling (BIM). Keeping in mind that any technology or innovative tool shall be governed by “traditional” processes and procedures.

I have always said: the tool is NOT as good as the hand behind it; it is as good as the creative and innovative mind beside it.

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La Administración Intangible

La administración de proyectos de construcción se puede resumir en el control del Costo, Tiempo y Calidad, todos crecimos pensando de esta manera, en una “tangibilidad” de factores que rige el proyecto de construcción y el cual es el enfoque principal para una buena administración.

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Sin embargo, entre mas uno se enfoca a estos factores tangibles para dar los resultados esperados, mas es la constante de malos resultados. La realidad es que estos 3 factores no son la causa de los resultados del proyecto, son la consecuencia de la “Administración Intangible”

La “Administración Intangible” esta compuesta por Comunicación, Colaboración y Coordinación (C3) y el dominio de estos tres sistemas intangibles te lleva a resultados positivos del Costo, Tiempo, Calidad y Seguridad.

Dominar el C3 es una cultura, el cual puede ser iniciado mediante procesos y procedimientos administrativos, incluso al realizar un análisis de un proyecto o iniciar un proyecto de construcción, la prioridad debe ser establecer estos sistemas intangibles para obtener buenos resultados.

La aplicación de la “administración intangible” por medio de sistemas y procesos la hemos realizado desde hace 6 años con mucho mejores resultados en lo que se le llama “the bottom line” estos sistemas son parte de nuestra PMO y debe ser parte integral de cada proyecto

En los últimos años, la tecnología móvil y lo que llamamos BIM (Building Information Modeling), ha podido mejorar de manera exponencial el C3, al ser utilizadas correctamente tendremos mucho mejores resultados en los proyectos de construcción que antes no habíamos podido lograr

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